Cómo trabajar en un entorno virtual

Publicado en blog, pensamientos, servicios el 12/11/2013 por Jordi González Pons 0 Comments

Recientemente estamos colaborando con Up!Business, un nuevo proyecto para ayudar y acompañar a las empresas a mejorar y a crear su hoja de ruta y su futuro, haciéndolas viables y ayudando a transformar la idea en modelo de negocio.

Pero no quiero explicaros nuestra colaboración con ellos. Lo que quiero es hablaros de una herramienta que, gracias a José, hemos descubierto: Teambox.

Se trata de una magnífica plataforma de colaboración en línea. Gracias a ella, sólo tenemos que crearnos una cuenta, crear una organización o varias, y empezar a crear proyectos de colaboración añadiendo a los participantes. Aparte, también dispone de un potente plug-in para Outlook que permite crear tareas con sólo mandar un email: ¡la productividad al poder!

La plataforma dispone de video-tutoriales y está disponible en castellano. Sólo tenemos que ir al apartado de “Preferencias” y configurarlo:

También dispone de una gran ventaja: puede integrarse con diferentes servicios como Dropbox, Google Drive o Google Calendar, lo que todavía la convierte más en una herramienta de las imprescindibles.

Definir acuerdos iniciales

Cuando trabajamos con una herramienta como Teambox, conviene tener en cuenta que se trata de una comunicación asíncrona, no de una llamada de teléfono. Por ello, el gran olvidado en este entorno suele ser un pequeño documento de acuerdos iniciales de colaboración.

Dicho documento debería consensuar con el equipo algunas cuestiones, como por ejemplo:

La frecuencia de conexión y, por lo tanto, de respuesta de mensajes. Suele ser habitual establecer un período máximo de 2 días, lo que significa que pasado este tiempo el miembro del equipo estará faltando a su compromiso.
Ausencias y abandonos: si por el motivo que fuese uno de los miembros debe ausentarse (lo que significa no conectarse dentro del período establecido en el punto anterior), deberá comunicarlo convenientemente al grupo. También cuando se trata de un abandono. En ambos casos sus tareas deberían estar finalizadas y se debería avisar con el máximo de antelación posible, aunque el documento indicará el procedimiento a seguir.
Actitud: es importante señalar la actitud del miembro del equipo. De esta forma, se evitan los malos rollos y se genera un mejor ambiente de trabajo.
Toma de decisiones: se indicará también la forma de llevar a cabo una decisión. Por ejemplo, lo normal suele ser por mayoría, aunque podría no ser el caso en entornos más piramidales, donde la opinión de algunos miembros puede tener más peso que la de otros. Deberá indicarse.
Comunicación: se indicará también la forma de comunicarnos, tanto de forma habitual como de forma urgente. También si fuera necesario algún momento de comunicación en tiempo real o síncrona, y cómo se hará (normalmente mediante chat grupal acordando previamente día y hora del evento).
Espacio de trabajo: aunque con Teambox ya queda muy definido el espacio de trabajo, en algunos casos pueden utilizarse otros recursos. Desde wikis a plataformas diseñadas ex profeso, pasando por chats o plataformas sociales. Nosotros seguimos recomendando Teambox ;-)
Planificación: si en un entorno “normal” se tiene que planificar todo, aquí todavía más. Quién hace qué y cuándo es muy importante, y debe quedar claro en cada tarea.

Si consensuamos este pequeño documento, que no tiene por qué ser superior a una o dos páginas, nuestro entorno virtual de trabajo será más eficiente y sabremos qué esperar de él.

Y evitaremos el típico nerviosismo de no saber si nuestros mensajes se están recibiendo o no, eliminaremos malos hábitos como el abusar del correo electrónico…

Etiquetas: colaboracion, teambox